福建省农村信用社联合社文件合规审查工作管理办法(试行)

您当前所在位置 >福建省农村信用社联合社 > 社会责任 > 合规建设>福建省农村信用社联合社文件合规审查工作管理办法(试行)

福建省农村信用社联合社文件合规审查工作管理办法(试行)

发布时间：2011-11-27 17:29:13

第一章总则

第二章部门分工与职责

第三章审查流程与时限

第四章附则

第一章总则

第一条为规范福建省农村信用社联合社（以下简称省联社）文件合规审查工作，明确职责分工，防范和控制法律与合规风险，为管理创新与业务的稳健发展提供有效的法律支持和制度保障，根据《商业银行合规风险管理指引》等有关法律法规和监管部门的有关规定，制定本办法。

第二条本办法所称的合规审查文件分为规章制度和商务合同两大类。

规章制度是指省联社依据国家有关法律法规和监管部门的有关规定，结合我省农信系统实际组织起草、制定的，以省联社名义签发或经省联社授权由办事处签发的，由全省或部分农信机构或员工共同遵守的有关经营和管理的规范性、行业自律性文件。包括：制度、规定、办法、规程等。

商务合同是指省联社在经营和管理活动中，以省联社名义或经省联社授权由指定机构对外签订或出具的构成单方或者多方权利义务关系、具有法律约束力的文件。包括：合同、协议、保函、声明、承诺书、招标书、邀标书等。

第三条本办法规定的商务合同分为标准格式文本、示范性文本和其他文本。

标准格式文本是指为反复使用而预先拟定且未经制定机构同意不得修改的文本。

示范性文本是指为反复使用而预先拟定必备条款和选择条款的文本。　

其他文本：指除标准格式文本、示范性文本以外的其他文本。

第四条文件合规审查应当遵循以下原则：

（一）依法合规原则。

（二）维护自身合法权益与促进全省农信系统规范发展的原则。

（三）业务职能管理部门管理与风险合规管理部门管理相结合原则。

第五条本办法所称文件合规审查，是指业务职能管理部门对文件进行的业务性审查和风险合规管理部门对文件进行的法律合规性审查的统称。

第二章部门分工与职责

第六条各业务职能管理部门应内设专职或兼职风险合规管理岗，负责审查、把关包括业务性条款在内的全部文件内容。

第七条合规审查的部门分工：

（一）规章制度合规审查的部门分工

1、送审部门：负责规章制度起草并进行业务性审查，把关包括业务性条款在内的全部文件内容，对业务性审查负主要责任。

2、协办部门：配合送审部门起草文件，并进行与其部门职责相关的业务性审查，对业务性审查负次要责任。

3、风险合规管理部门：负责法律合规性审查，对文件合规审查进行最后把关，对法律性审查责任负责。

（二）商务合同合规审查的部门分工

1、送审部门：负责对商务合同的业务性审查，把关包括业务性条款在内的全部文件内容，对业务性审查负主要责任。

2、协办部门：配合送审部门审查与其部门职责相关的业务性条款，对业务性审查负次要责任。其中计财部门主要审查财务性条款，包括预算、结算和支付条款等。

3、风险合规管理部门：负责法律合规性审查，对文件合规审查进行最后把关，对法律性审查责任负责。

第八条送审部门应在招投标前或谈判时对合同主要条款进行明确约定，该约定作为合同要约内容，应与送审合同内容相一致，若出现变动应作出书面说明。

上述合同主要条款内容包括：标的名称，数量与质量，价款或者报酬，付款方式，履行期限、地点和方式，验收和维保条款，违约责任，解决争议的方法等。

第九条业务性审查职责包括：

（一）是否符合国家经济政策、产业政策、货币政策、监管政策等业务性规范。

（二）是否符合省联社制定的有关行业管理制度及政策，内部控制机制是否严密、完备，操作流程与岗位节点设置是否合理科学。

（三）是否符合行业规定的技术等级、施工规范、产品质量标准与相应资质要求。

（四）是否超越业务权限。

（五）是否真实反映谈判情况。

（六）对方当事人是否具有签约主体资格。

（七）业务用语表述是否规范，是否会产生歧义。

第十条法律合规性审查职责包括：

（一）制定或签约法律程序是否符合规范。

（二）条款之间是否有冲突。

（三）条款之间是否有歧义。

（四）条款是否与现行法律、法规、规章和国家政策相抵触。

（五）条款是否侵害省联社及全省农信系统的合法权益。

第三章审查流程与时限

第十一条文件合规审查主要有以下流程：

（一）规章制度合规审查的流程主要有：

1、送审部门起草规章制度，经办人进行业务性审查后，交由本部门风险合规管理岗进行初步审查，由部门负责人审定后，填写《规章制度合规审查送审单》，连同送审规章制度草案等文件一并送交协办部门审查。

2、协办部门将审查意见填写于送审单后，将该送审单和送审文件送交风险合规管理部门审查。

3、风险合规管理部门对送审文件复印件进行收件，并建档。

4、法律合规审查人员作出《法律审查意见书》，交由部门负责人审批后，将送审单、《法律审查意见书》交给送审部门。

5、办公室对文件的合规审查进行定期归档、备案。

（二）商务合同合规审查的流程主要有：

1、送审部门经办人对商务合同进行业务性审查后，交由本部门风险合规管理岗进行初步审查，由部门负责人审定后，填写《商务合同合规审查送审单》，连同送审规章制度草案等文件一并送交协办部门审查。

2、协办部门将审查意见填写于送审单后，将该送审单和送审文件送交计划财务管理部门审查。

3、计划财务管理部门将审查意见填写于送审单后，将该送审单和送审文件送交风险合规管理部门审查。

4、风险合规管理部门对送审文件复印件进行收件，并建档。

5、法律合规审查人员作出《法律审查意见书》，并交由部门负责人审批后，将送审单、《法律审查意见书》交给送审部门。

6、办公室对经合规审查的文件进行定期归档、备案。

上述文件合规审查流程，如不涉及其他协办部门或不产生财务支付等环节，相关流程可予以相应缩短。

第十二条送审部门向风险合规管理部门送审文件时，应提交以下材料：

（一）送审规章制度的，应提供下列材料：

1、《规章制度合规审查送审单》，并填写相关内容。

2、盖有送审部门骑缝章的规章制度草案。

3、省联社领导批示、理事会及社员大会等会议纪要或表决通过的函件文稿复印件。

4、风险合规管理部门因合规审查需要，要求提交的背景情况说明及其它相关资料。

（二）送审商务合同的，应当提供下列材料：

1、《商务合同合规审查送审单》，并填写相关内容。

2、盖有送审部门骑缝章的送审合同复印件。

3、领导批示、会议纪要、招标文件和中标（选）通知书等相关资料复印件。

4、风险合规管理部门因合规审查需要，要求提交的背景情况说明及其它相关资料。

第十三条送审部门向风险合规管理部门送审文件应当符合下列要求：

（一）送审规章制度的，应符合下列要求：

1、相关业务职能管理部门已对规章制度进行了业务性审查。

2、文件内容与领导批示或相关会议纪要的精神相一致。

3、对起草目的、适用范围、具体规范和施行日期等作出明确规定。

4、条理清楚、结构严谨、用词准确、文字简明、标点符号正确。

5、将取代现行规章制度的，应在草案中予以注明。

6、如有征求意见的，附上相关意见及意见采纳情况。

（二）送审商务合同的，应符合下列要求：

1、相关业务职能管理部门对文件已进行了业务性审查。

2、文件所承载的基础交易内容已经谈判确定，并已全面、真实的反映在文件中。

3、文件各方当事人均未在文件上有效签章。

4、文件约定的内容尚未实际履行。

5、内容逻辑清晰、条款齐备、文字表述准确。

6、文件是外文文本的已附对应的中文文本，并明确以中文文本为准。

第十四条风险合规管理部门对各部门送审的文件收件后，对审查的文件进行编号，并建立文件合规审查档案簿。

第十五条风险合规管理部门对送审文件实行一件一审制，即以送审文件的件数为单位计算审查工作时间。风险合规管理部门原则上对送审文件在三个工作日内作出法律审查意见，对规章制度、重大或复杂合同在五个工作日内作出法律审查意见，如未能在上述时限完成的，应说明理由并告知送审部门。合规审查人员应在《法律审查意见书》上签字。

第十六条对一些特殊或重要建设项目，在时间紧急的情况下，文件的合规审查工作可以通过送审部门、协办部门、风险合规管理部门等集中工作，以平行作业的方式进行，以提高文件合规审查工作的效率。

第十七条文件使用部门向风险合规管理部门送审法律合规性文件，应据实对急缓程度予以说明并标明密级，未予说明的，按普通、非保密法律合规性文件处理。

第十八条同一份文件再次送风险合规管理部门审查时，应附此前送审时的送审单、《法律审查意见书》及原送审稿，同时附注风险合规管理部门此前所提意见的具体采纳情况的书面说明，并对未采纳意见的原因作出说明。

第十九条风险合规管理部门已经出具过书面法律意见，文件使用部门未进行相应实质性修改又再次送审文件的，风险合规管理部门可不予受理。

第二十条重大商务谈判，送审部门如认为风险合规管理部门需要提前介入，经省联社领导批准，由风险合规管理部门负责人安排人员参与相关商务谈判。

第二十一条风险合规管理部门提出的风险提示及意见、建议等作为送审部门拟定或签订文件的重要依据。

第二十二条农信系统出具的与不特定客户签订的格式合同或其他对农信系统影响重大的文件，风险合规部门如认为必要，经上报省联社领导批准，可聘请社会相关专业机构进行再次审查。

第四章附则

第二十三条对违反本规定内容，给省联社及我省农信系统造成经济损失或不良社会影响的，由省联社监保部门依据《福建省农村信用社工作人员违反规章制度处理实施细则》及相关管理规定，对有关责任人提出处分意见，报省联社领导审批。

第二十四条本办法自发布之日起执行。

附件：

1、福建省农村信用社联合社规章制度合规审查送审单

2、福建省农村信用社联合社商务合同合规审查送审单

3、福建省农村信用社联合社法律审查意见书

4、福建省农村信用社联合社文件合规审查档案簿

附件1：

福建省农村信用社联合社规章制度合规审查送审单

编号：

送审部门	联系人
送审时间	年月日		联系电话
送审事项
文件名称
送审部门意见		经办人：部门负责人：年月日
协办部门意见		经办人：部门负责人：年月日
风险合规管理部门意见		经办人：部门负责人：年月日
送审材料目录		□业务性审查意见□会议纪要 □领导批示 □征求意见 □背景材料 □其它：
省联社领导审批意见（授权人）		签名：年月日

注：1、重大合同或非制式合同需经合规部门或法律顾问审核的由联社领导定

2、表内填写内容请尽量以电子打印形式填写，可续页

附件2：

福建省农村信用社联合社商务合同合规审查送审单

编号：

送审部门	联系人
送审时间	年月日			联系电话
送审事项
文件名称	标的金额
文件相对人信息	名称
	执照号码
	注册资本		法定代表人
送审部门意见		经办人：部门负责人：年月日
协办部门意见		经办人：部门负责人：年月日
计财部门意见		经办人：部门负责人：年月日
风险合规管理部门意见		经办人：部门负责人：年月日
送审材料目录		□业务性审查意见□会议纪要 □领导批示 □相对人营业执照 □基础交易内容说明 □其它：
省联社领导审批意见（授权人）		签约代表：
		签名：年月日

注：1、重大合同或非制式合同需经合规部门或法律顾问审核的由联社领导定

2、表内填写内容请尽量以电子打印形式填写，可续页

附件3：

福建省农村信用社联合社法律审查意见书

编号：

送审部门	联系人
送审时间	年月日	联系电话
完件时间	年月日	收件人
文件名称	标的金额
风险合规管理部门意见	经办人：部门负责人：年月日

注：1、本法律审查意见无法涵盖所有法律风险，作为送审部门拟定或签订文件的重要依据

2、本意见书一式两份，一份风险合规部门留档，一份交由送审部门留档

附件4：

福建省农村信用社联合社文件合规审查档案簿

序号	文件编号	文件名称	文件性质	相对人名称	送审部门及联系人	完件收件人及时间	备注
填表人：部门负责人：年月日